Lynkursus: Sådan kan du gøre demokrati mindre svært

demokrati

Lynkursus: Sådan kan du gøre demokrati mindre svært

For en måneds tid siden skrev jeg et essay om hvorfor demokrati er svært.

Og jeg endte med at bekræfte min egen pointe ved at skrive forholdsvist langt om de bekymringer og begrænsninger, som vi ofte møder og som afholder folk fra at engagere sig og deltage aktivt i demokratiske processer – uden at komme med nogle konkrete løsninger.

Så jeg lovede, at jeg ville prøve at finde en række råd til, hvordan man kan gøre demokratiske processer omend ikke let så i det mindste mindre svære at indgå i.

Her er de ni råd, som jeg er nået frem til indtil videre. Listen er foreløbig og i beta, og kan helt sikkert blive meget bedre. Så byd meget gerne ind med jeres egne erfaringer, råd og idéer…

1. Tag én beslutning af gangen

Når man først indkalder til et møde er det fristende at fylde dagsordenen med alle de store spørgsmål og emner, som man gerne vil have afklaring på. Men jo mere man sætter på dagsordenen, jo mere forvirrende kommer den til at fremstå: Hvad er egentligt det vigtige her? Er der en grund til, at det lige er disse spørgsmål, der skal tages op? Er der en sammenhæng mellem dem? Og hvordan vedrører de mig?

Hvis mødeindkaldelsen peger i for mange forskellige retninger bliver det meget svært at afstemme folks forventninger til, hvad mødet går ud på. Og hvis folk går ind til et møde med uklare forventninger kan de nemt blive frustrerede, føle sig misforståede eller tromlet, når det viser sig, at mødet i virkeligheden handlede om noget andet.

Derfor er det vigtigt, at I gør det meget klart hvad I diskuterer og hvordan I diskuterer det. Ideelt set bør I nøjes med at fokusere på een overordnet problemstilling pr møde. En problemstilling skal gerne kunne reduceres til ét klart spørgsmål, der kan lede til én klar beslutning (så vidt det nu er muligt).

Rigtigt mange demokratiske beslutningsprocesser strander på, at deltagerne ikke føler, at de har den fornødne viden eller indsigt til at træffe en beslutning, og derfor bliver bekymrede for, at de er ved at blive narret eller ført bag lyset. Og så slår de bremserne i.

For eksempel havde vi i Københavns Fødevarefællesskab lagt et udviklingsseminar sammen med en ekstraordinær generalforsamling i håb om at vi først kunne diskutere de lange linjer for udviklingen af fødevarefællesskabet og derefter tage konkrete beslutninger om hvorvidt vi bør ansætte nøglepersoner og hvordan disse ansættelser skulle financieres.

Men deltagerne på mødet blev forvirrede af dette skift fra det overordnede til det konkrete og havde svært ved at se sammenhængen. Hvorfor overhovedet snakke om de lange linjer, hvis bestyrelsen allerede havde fundet frem til, at den bedste løsning vil være at finde penge til ansættelser? Hvad var det egentlig de var ved at tage stilling til? I stedet skulle vi have holdt to møder og på hvert møde have gjort det helt klart på forhånd hvad der var på dagsordenen og hvad vi håbede på at mødet ville føre til.

Grundlæggende er det en forudsætning for at kunne træffe beslutninger sammen, at alle deltagere forstår, hvad det er de tager stilling til, og hvilke konsekvenser det vil få. Ved at fokusere på én enkelt problemstilling er det muligt at fortælle en klar og sammenhængende historie om, hvorfor denne problemstilling er vigtig. Hvorfor det er vigtigt at forholde sig til den netop nu. Hvad de forskellige beslutningsmuligheder er, og hvilke konsekvenser de hver især vil føre med sig. Hvem der skal udføre beslutningen og hvilke handlemuligheder og hvilket mandat de får.

2. Vis sammenhængen til folks egen hverdag

For de fleste er det meget svært at tage stilling til problemstillinger, som ligger fjernt fra deres egen hverdag. Hvis de bliver inviteret til at forholde sig til sådanne problemstillinger, bliver de ofte frustrerede over at man vælger at fokusere på dette, fremfor nogle af de mange andre problemer, som de oplever som meget vigtigere. Eller de undlader helt at komme eller forholde sig til problemstillingen, fordi de ikke kan se, hvordan det er relevant for dem.

For eksempel så fokuserede diskussionerne til fødevarefællesskabets udviklingsseminar meget på mulighederne for at øge omsætningen og flowet af grøntsager: Hvordan kan vi lave et månedligt marked? Skal vi åbne for nye former for medlemskaber med færre forpligtelser, så flere kan være med? Men det som deltagerne primært oplevede som udfordringer i deres hverdag var, at de har svært ved at få engageret de medlemmer, der allerede er, til at tage deres månedlige vagter og løfte de fælles opgaver. Madmarkeder og nye medlemsformer virkede meget fjernt fra deres hverdag. Og de kunne ikke se, hvordan de på nogen måde skulle løse de problemer, som de oplevede som vigtige.

Det er typisk eksempel på, at vi som bestyrelse og mødeindkaldere allerede var alt for langt fremme i vores tankerække: Vi var ved at løse problemer længere ude i fremtiden end de problemer, som de fremmødte medlemmer af fødevarefællesskabet oplevede her og nu. Og det gjorde, at en del af deltagerne blev frustrerede og stod af på den større diskussion.

Derfor er det meget vigtigt at man formår at skabe en klar kobling mellem den problemstilling, der behandles og det, som folk oplever og kender fra deres egen hverdag. Det handler grundlæggende om at sikre, at problemstillingen er indenfor folks eget erfaringsfelt. Sørg derfor at skabe en tydelig og nærværende kobling til den situation folk oplever og lever i, når I indkalder til et møde og motiverer en problemstilling og de mulige beslutninger, der kan træffes.

3. Afsæt god tid til den enkelte beslutning

Utryghed er en af de allervigtigste årsager til, at demokratiske processer løber af sporet. Hvis folk føler, at de skal tage stilling til noget, som de ikke helt forstår, som ikke er vedkommende, eller som de ikke har tid til at diskutere og sætte sig ind i, så vil de bremse og frustrere hele processen. Derfor er det vigtigt at give dem, der føler stærkt for det, mulighed for at gå i dybden med den enkelte beslutning. Tag jer den tid, der skal til, for at alle føler sig trygge ved det. Ellers vil den utryghed spøge i jeres organisation længe efter.

Det handler ikke kun om at afsætte tid til diskussion på mødet, men i høj grad også om at stille al væsentligt materiale og motivation for mødet frem i god tid inden. For at kunne diskutere en kompliceret problemstilling vil det ofte være nødvendigt at forudsætte, at folk har haft mulighed for at læse op og har sat sig ind i tingene på forhånd. Hvis man starter helt fra bunden af hver gang kan man let risikere at miste mange af de folk, der allerede har forstået problemstillingen og som har besluttet sig for hvad de mener. De kan lige så let blive frustrerede og utålmodige over at skulle vente på folk, der ikke har taget sig tid til at forberede sig.

Det er vigtigt at afstemme forventningerne tydeligt i god tid inden mødet. At der ligger en forpligtelse til at forberede sig til mødet. At I forventer, at deltagerne er indforståede med dette ansvar. Der skal selvfølgelig altid være plads til opklarende spørgsmål og usikkerhed, men under forudsætning af, at deltagerne har gjort en indsats selv.

4. Gør det let for tilskuerne

Der vil altid være rigtigt mange, der ikke har tid eller mulighed for at engagere sig og møde for tage en given beslutning. Men alle afvejer fra gang til gang, om det er nu, at de skal træde ind på banen.

Derfor er det vigtigt at give alle de bedst mulige forudsætninger for at vurdere om dette er en problemstilling, som er vigtig nok til at de ønsker at deltage aktivt. Her er god kommunikation afgørende. Mødeindkaldelser skal være korte og klare: Hvad er problemstillingen. Hvad er omstændighederne. Hvorfor er det vigtigt for os. Og hvad er mulighederne.

Her er det vigtigt at være opmærksom på, at der kan være meget stor forskel på, hvad folk oplever som god kommunikation og forberedelse til et møde. For nogen er det nok bare at få til en dagsorden. For andre skal der være motivationer til hvert punkt, og forklaringer til hvert bilag. For nogen er det fint at få en mail. For andre drukner en mail i deres indbakke, og de føler ikke, at de er blevet rigtigt indkaldt før de har fået en mail, en sms, en flyer eller et rigtigt brev.

Hvis deltagerne ikke oplever, at de ikke har fået en rigtig indkaldelse, eller at de har haft den fornødne tid og mulighed til at forberede sig, vil de være utilbøjelige til at acceptere henvisninger til, at de burde have forberedt sig bedre. Og det kan være en kilde til megen frustration undervejs. Derfor er det vigtigt at kende deltagerne godt nok til at vide, hvad de har brug for at føle sig velforberedte til at diskutere en given problemstilling.

Tilsvarende er det vigtigt at følge op med korte og klare referater. Jo skarpere indkaldelsen er, jo nemmere vil det ofte være at skrive et beslutningsreferat efterfølgende. Det er afgørende for, at alle føler sig som en del af den demokratiske proces – også alle de tilskuere, der fravælger at deltage aktivt.

5. Opbyg tillid

En anden kilde til utryghed i demokratiske beslutningsprocesser er mangel på tillid. I alt for mange organisationer og foreninger møder man kun bestyrelsen til generalforsamlingen. De fleste kender dem ikke, og ved ikke hvem de egentlig er og hvad de egentlig står for. Og det er bare grundlæggende svært at have tillid til folk, som man ikke føler, at man kender.

Derfor er det vigtigt at skabe masser anledninger til at gøre ting sammen. Deltagerne skal have mulighed for at møde deres tillidsvalgte ledere og arbejde sammen med dem. Fælles handling skaber fællesskab. Og når folk føler et fællesskab med deres ledere er de også meget mere tilbøjelige til at lytte og være positivt stemt overfor de forslag, som de måtte fremføre. Underforstået deri ligger også, at denne relation er gensidig: At lederne vil være åbne og lytte til de forslag, som deltagerne måtte fremføre.

6. Vær ærlige omkring magt

Vores usikre og lettere tabuiserede forhold til magt er en tredje kilde til utryghed i demokratiske beslutningsprocesser: Hvem har ret til at beslutte hvad? Hvornår er det vigtigt at involvere flere? Hvad kan vi beslutte på andres vegne?

Deltagere i et møde bliver ofte usikre og tilsvarende skeptiske, når det ikke er klart, hvad det er de giver mandat til. Tænk, hvis de er ved at give lov til meget mere, end de umiddelbart havde gjort sig klart. Er de mon ved at blive ført bag lyset af en lille elite med en uklar dagsorden?

Jo stærkere den indbyrdes tillid er i organisationen, jo mindre vil disse bekymringer fylde, men de vil aldrig forsvinde helt. Derfor er det vigtigt at være meget præcis med, hvad en given beslutning indebærer og hvor stort et mandat, der bliver givet. Brug tid på at formulere det helt præcist, så alle i forsamlingen kan nikke til det. Sørg for at den præcise ordlyd bliver skrevet ind i referatet. Jo klarere ansvar og opgaver er defineret, jo nemmere kan man også vende tilbage til dem i tvivlstilfælde.

7. Hold gode møder

Stærk mødeledelse og klare rammer for mødet er afgørende for, at man kan træffe gode beslutninger sammen. Det er en kunst at holde gode møder, og derfor har vi blandt andet skrevet et helt kapitel i vores bog om netop det.

Det handler i høj grad om at mødelederen har et klart mandat til at styre dagsordenen og skære igennem, og sikre at mødet bliver holdt på sporet. Derfor kan det ofte være en fordel at have en udefrakommende mødeleder, der ikke selv har noget i klemme.

På selve mødet er det vigtigt at indlede med en forventningsafstemning, så deltagerne går ind til mødet med en klar bevidsthed om, hvorfor de er her, hvad de gerne vil bidrage med, og hvordan mødet kommer til at forløbe. Det er alt-afgørende, at alle deltagere forstår beslutningsprocessen, så de kan føle sig trygge i det.

Men samtidig er det også vigtigt, at mødet føles dynamisk. Som mødeleder kan man sikre dette ved at veksle formen og give deltagerne mulighed for at fordøje og tid til at snakke sammen undervejs. Der er mange teknikker til dette: gruppesamtaler, fish bowls, walk’n’talks og meget andet. Igen er det helt afgørende, at deltagerne forstår hvorfor en given teknik introduceres, og hvordan den understøtter processen. Som mødeleder er det vigtigt at være meget tydelig og have en god empatisk forståelse for, hvordan deltagerne oplever den pågældende situation og være i stand til at handle derefter.

8. Indbyg en tosseventil

I de fleste demokratiske beslutningsprocesser, og især til møder, vil der være godmodige folk, der uanset dagsorden og kontekst vil benytte anledningen til at bringe deres personlige kæphest på banen. Ofte vil det være en vigtig sag, som fortjener diskussion ved lejlighed. Men som bare ikke er relevant i forhold til den konkrete problemstilling, som mødet handler om.

Som mødeleder er det vigtigt at undgå, at en sådan tosse (igen, kærligt ment!) afsporer mødet. En måde er at henvise til, at når først vedkommende har udtrykt sit synspunkt, så er dette perspektiv blevet hørt, og understrege, at det er de enkelte perspektiver og ikke de enkelte stemmer, som det er vigtigt at skabe plads til i forhold til den givne problemstilling.

I andre sammenhænge, hvor der er en mere åben dagsorden, kan I indbygge en decideret tosseventil. Som når der til et kommunalvalg kræves 25 stillere, der skriver under på, at en person skal have lov til at stille op som kandidat. Eller som når man til møder, hvor alle kan indstille et punkt til dagsordenen, har en proces, lader deltagerne stemme om, hvilke af de indstillede punkter, der kommer på dagsordenen.

Begge er måder, der kan hjælpe med at undgå, at enkeltpersoner holder et helt møde som gidsel med deres personlige kæphest. Men samtidig er det vigtigt, at man som mødeleder ikke automatisk lukker ned for folk, man tror er lidt tossede. For nogle gange kan man blive overrasket over, hvilke spørgsmål og emner, som deltagerne i et møde finder det relevant at diskutere. Og nogle gange kan det være, at det netop er denne kæphest, som det er værd at sætte i trav…

9. Giv plads til nybegynderne

Vi skal alle lære at tage del i en demokratisk proces. Derfor er det vigtigt at skabe plads til nybegynderne, og folde organisationen, situationen og problemstillingen ud for nytilkomne og interesserede. I de fleste organisationer er der så meget, som man tager for givet, at man ikke selv er klar over, hvor svært det kan være at komme ind udefra og forstå.

Det er rigtig god øvelse at tage sig tid til at forklare ikke bare de formelle rammer, men også alt det, som vi glemmer at vi ved, for nybegynderne. Hold et intromøde inden selve mødet. Giv en grundig introduktion til spilleregler og proces inden I går i gang. Tag evt. time-outs undervejs i mødet for at forklare hvad der sker, hvis det skulle være nødvendigt. Ofte vil en del af de mere garvede deltagere også sætte pris på at få en sådan opsummering. Både for at blive mindet om processen, men mindst ligeså meget for at blive mindet om, at ikke alle har samme viden og udgangspunkt som dem selv.

Enhver demokratisk beslutningsproces er en skole. Nybegyndere lærer, at demokrati er det, som de oplever. Vi er alle – nye og gamle, ledere og deltagere – med til at skabe oplevelsen af hvordan demokrati ser ud – og hvad det kan være. Derfor bør vi altid anstrenge os for at sikre, at vores møder og processer er så åbne, indbydende og inspirerende som muligt. For hvis folk først har fået en dårlig oplevelse med at deltage aktivt i demokratiet, vil de være meget mindre tilbøjelige til at engagere sig igen en anden gang.

***

Igen blev dette indlæg alt for langt. Men demokrati er svært og der er mange ting at være opmærksomme på og arbejde med, hvis man vil sikre gode demokratiske processer, stærkt engagement og handlekraftige borgere. Men jeg håber, at dette indlæg i det mindste kan give lidt inspiration til, hvordan I kan arbejde med at udvikle bedre demokratiske processer i de organisationer og sammenhænge, som I indgår i.

Og hvis du har læst med så langt: Del meget gerne dine erfaringer, refleksioner og gode råd i kommentarsporet herunder. Jeg vil på ingen måde påstå at have lært alt hvad der er værd at vide om, hvordan demokratiske processer fungere. Og jeg vil også meget gerne blive lidt klogere. :-)

Post your comment