Lynkursus: Sådan engagerer du andre i dit projekt

Lynkursus: Sådan engagerer du andre i dit projekt

Det kræver et overskud af energi og tid at engagere andre i et projekt. Det forudsætter, at man tager sig tiden til at byde nye folk velkomne, forklarer dem om projektet, giver dem klart afgrænsede mikrohandlinger og løbende står rådighed med råd, sparring og feedback. Derfor handler det at åbne et projekt for andre i høj grad om timing. Nogle perioder i projekters udviklingskredsløb egner sig væsentligt bedre til at tage imod nye medudviklere end andre. Simpelthen fordi, at der er tidspunkter i et projekts udvikling, hvor initiativtagerne har mere overskud og tid til at invitere nye folk ind.
 
I projektets opstartsbegejstrede forårstid har initiativtagerne tit så travlt med overhovedet selv at forstå, hvad de har gang i, at de har svært ved at forklare hvad projektet går ud på, udstikke rammerne og definere de mikrohandlinger, der skal til for at gøre det let for andre at deltage.
 
Derimod er det ofte godt at invitere nye, nysgerrige kræfter ind når projektet er blevet mere etableret og er nået en mere driftsorienteret sommer. Her vil initiativtagerne have mere overblik og overskud til at forklare projektet, og der vil ligge mange oplagte mikroopgaver lige for. Det er også et godt tidspunkt at støde til, hvis man ikke selv er den store initiativtager, men hellere vil hjælpe andre med at føre deres projekter ud i livet.
Når projektet rammer en efterårskrise kan det igen være svært at være ny, fordi stemningen er præget af manglende overskud, afmatning og usikkerhed. Til gengæld er det eftertænksomme og vinterstille tidsrum før et projekt rigtigt bliver et projekt ofte et godt tidspunkt at engagere andre. Det gælder også for meget initiativrige projektmagere, fordi man som ny kan være med helt fra starten af et nyt initiativ og dermed blive en af de kræfter, der er med til at påbegynde en helt ny udviklingscyklus.
 
Udover, at det er vigtigt at være opmærksom på sin egen energi og overskud til at byde nye deltagere velkommen og støtte deres første skridt op af engagementstrappen, er det lige så vigtigt at være opmærksom på den enkeltes behov, interesser og motivationer for at engagere sig i projektet. Som den amerikanske taleskriver Dale Carnegie skriver i sin klassiske selvhjælpsbog How to win friends and influence people, er der kun én eneste måde at få nogen-som-helst til at gøre noget-som-helst: De skal selv have lyst til at gøre det.
 
Vi er alle sammen så forskellige, at det er helt håbløst at prøve at generalisere om, hvad der kan give folk lyst til at engagere sig i lige netop dit projekt. I stedet må du prøve at sætte dig i hver enkelt persons sted og forstå, hvad der kan give lige netop denne person lyst til at engagere sig. Eller afskrække dem fra at være med, selvom de egentlig gerne ville.

Så snak med hver enkelt, der melder sig som interesseret, og lyt indgående, og hjælp dem med at finde mikrohandlinger, der passer til netop deres interesser, og samtidig kommer projektet til gavn. På den måde giver du dem muligheden for at blive aktive hjælpere, og for at gøre projektet til deres eget – skridt for skridt på deres egne præmisser og i deres eget tempo.
 
Helt grundlæggende handler det om at få den enkelte frivillige til at blive ved med at sige ja, ja og ja. Med hvert ja rykker de tættere på projektet. Men hver gang de siger ja, skal de have den fulde og oprigtige følelse af, at det også er i orden at sige nej. Husk, at ‘frivillig’ betyder, at man har muligheden for at sige nej og gå sin vej når som helst. Folk, der har forpligtet sig og har påtaget sig ansvar i dit projekt er ikke længere frivillige, men pligtvillige. Den skelnen kan du læse mere om i afsnittet om Medudviklere.
 
Hvis du vil have folk til at engagere sig og påtage sig ansvar og forpligtelser, handler det mest af alt om at undgå de situationer, der typisk får frivillige til at sige nej. For selvom det er meget svært at generalisere om, hvad der får folk til at sige ja, kan man til gengæld sige meget generelt om de nej-situationer, der får folk til at slå bak og trække sig fra et projekt.

Her er seks af de mest hyppige nej-situationer, og hvad du kan gøre for at undgå dem:
 

1. Når man ikke bliver budt ordentligt velkommen

Som nysgerrig kan man let komme ind i et projekt eller en forening på et ubelejligt tidspunkt. Man dukker op til et møde eller en event, hvor alle har for travlt, stresser rundt eller taler meget indforstået om noget, man slet ikke har forudsætningerne for at forholde sig til. Jo mere travlt, jo mere sandsynligt, at der ikke er nogen, der har tid eller overskud til at sætte sig ned og tage ordentligt imod de nye. Og i stedet risikerer man som nytilkommen bare at blive set som et ekstra par hænder og ikke som et menneske, der har noget på hjerte og meget at bidrage med. Og så får man mest lyst til bare at gå sin vej igen.
 
Derfor er det meget vigtigt, at projekter, foreninger og organisationer har en klart defineret og velfungerede måde at opfange og integrere de nysgerrige, der overvejer at engagere sig. Det kan for eksempel være gennem månedlige intromøder, hvor nysgerrige kan få en omhyggelig indføring i, hvordan projektet fungerer. Eller det kan være gennem en ugentlig træffetid, som vi har gjort det med Borgerlyst, hvor vi har god tid til at snakke med de nysgerrige, der kigger forbi for at få spontansparring på deres egne projekter – eller blive klogere på vores.
 
Hvis projektet ikke holder møder så ofte, kan man med fordel lægge træffetiden en time før et projektmøde, så nysgerrige først kan komme til træffetid og dér blive klædt på, så de kan deltage i mødet på lige fod med de øvrige deltagere bagefter. Jo større og mere tjekket projektet er, jo mere kan man gøre ud af denne velkomst – med medlemshåndbøger, mentor-ordninger, intro-weekender og kurser. Men i første omgang er det bare vigtigt, at man tager sig tiden til at byde folk velkommen og snakke med dem om, hvad de gerne vil bidrage med.

2. Når stemningen er dårlig

Som ny i et projekt eller i en organisation er man på usikker grund. Det er lidt ligesom en første date: Man bruger meget krudt på at mærke efter, om det er noget, man har lyst til at gå videre med. De fokuserer på menneskene og stemningen, og forestiller sig, hvordan de selv kan indgå i dette fællesskab. Derfor er de hyper-overfølsomme overfor dårlig stemning. Hvis de nye frivillige kun møder stressede, vrede eller udmattede mennesker, når de snuser til projektet, afskrækker det dem det samme.
 
Derfor er det meget vigtigt at bevare en god og optimistisk stemning, selv når der er travlt eller modgang. Det er grundstenen i et fællesskab. Og den vigtigste måde at styrke et fællesskab på er gennem fælles handling. Fælles handling skaber fællesskab. Ved at gøre ting sammen opbygger de frivillige venskaber og tillid til hinanden. Derfor finder og engagerer mange sig især i de borgerlystne projekter, de hører om gennem deres venner. For så ved de, at der er gode folk ombord. Disse venskaber og denne tillid er afgørende for, at man kan bevare humøret i svære og udfordrende situationer. Fællesskab er ikke kun at lave de ting, der skal laves, men også at lave alt det andet generøse og overskudsagtige ingen forventer. At bage en kage. Invitere til fællesspisning. Arrangere en fredagsbar. Give en uventet fødselsdagsgave. Det er at opleve den glæde og engagement, alle i projektet deler.
 

3. Når møderne er for ustrukturerede

Da nye frivillige i starten bruger meget krudt på at lære de øvrige at kende og finde deres plads i fællesskabet, vil der i første omgang ikke være så meget fokus på at løse de konkrete opgaver. Selvfølgelig skal de enkelte mikrohandlinger være sjove, synlige og konkrete nok til, at de nysgerrige overhovedet vil påtage sig dem og blive frivillige, men mest af alt skal opgaverne bare være lette at handle på, føle begejstring for og udføre, mens man lærer projektet, fællesskabet og de øvrige frivillige at kende. Derfor er det vigtigt at sørge for, at nysgerrige ikke her og nu skal forholde sig til alt muligt, der ikke er relevant for deres deltagelse. Den største entusiasmedræber er lange, ustrukturerede møder om emner, de nye alligevel ikke kan byde ind på at løse. Der er netop her, det er så afgørende at undgå de berygtede brok-svadaer til møderne, for hvis nye frivillige får indtryk af, at det hele sejler, og de vil blive suget ind i en stor kaotisk hvirvelstrøm, siger de pænt nej tak og kaster sig over et andet projekt.
 
Det at holde gode møder er en meget undervurderet kunst. Og intet sted er det vigtigere at holde gode møder end i projekter og organisationer, hvor alle deltagerne frit kan rejse sig og gå deres vej, når det bliver for meget. Derfor har vi skrevet både et helt afsnit om, hvad gode møder betyder og et lynkursus om, hvordan man kan holde bedre møder, der ikke dræner energien, men i stedet skaber ny begejstring og styrker sammenholdet.
 

4. Når opgaver og ansvarsfordeling er uklar

Mikrohandlingerne skal ikke bare være konkrete, sjove og synlige, de skal også være klart afgrænsede. Der er ikke noget, der så effektivt får frivillige til at sige nej en anden gang, som hvis de oplever at stå i en helt anden situation end den, de troede, de havde sagt ja til. Det kan for eksempel være, hvis en opgave er dårligt beskrevet, og der er en masse ekstra arbejde, som den frivillige ikke kendte til fra starten. Eller det kan være, hvis den frivilliges arbejdsopgaver er knyttet til andre mikrohandlinger, som der ikke er nogen andre frivillige til at udføre, så de ender med også at skulle løse disse opgaver selv. Pludselig står den frivillige med en opgave som er meget større end forventet og uden den fornødne hjælp eller støtte.
 
Derfor skal der være helt klare rammer, ansvarsfordeling og forventningsafstemning, så det er nemt for de frivillige at byde ind på de mikrohandlinger, som tiltaler dem. Samtidig er det vigtigt også at gøre det klart for de frivillige, at de skal påtage sig opgaver. “Krav er kærlighed”, som en af vores venner altid siger til sine børn. Ved at stille krav og have forventninger viser man de frivillige, at man gerne vil dem. De er del af et forpligtende fællesskab. Og de gør en vigtig og værdsat indsats. For eksempel er adgangskravet til Københavns Fødevarefællesskab, at man som medlem lægger tre timers arbejde om måneden. Når man melder sig ind, bliver man bedt om at melde sig på et team, der sammen har ansvaret for at pakke grøntsager og drive butikken hver fjerde onsdag. Hvert team er inddelt i en række meget konkrete arbejdsopgaver, som man forpligter sig til at varetage én af. Som en del af teamet bliver de nye medlemmer fra starten integreret i fællesskabet og får en grundig indføring i deres opgaver. På den måde ved nye medlemmer præcis, hvad der forventes af dem fra starten, og de kan få gode råd og støtte fra resten af teamet.
 
Denne form for forventningsafstemning er afgørende, hvis en frivillig på længere sigt skal forpligte sig yderligere. For efterhånden som de frivillige begynder at føle sig mere hjemme i projektet, får de mod på at påtage sig flere og større opgaver. Og hver gang de påtager sig en ny opgaver, skal de føle sig sikre på forventningerne. Det er denne gradvise voksen med opgaven, som kendetegner udviklingen fra frivillig til pligtvillig. Selv når de forpligter sig til at være nøgleansvarlige, betale regninger eller sidde i bestyrelsen, skal rammerne være helt klare. Opgaverne skal være tidsmæssigt og ansvarsmæssigt afgrænsede, så alle ved præcis, hvad de forpligter sig til.
 

5. Når rammerne er for stramme

Omvendt må opgaver, roller og rammer heller ikke være så stramme, at de frivillige på sigt ikke kan gøre opgaverne til deres egne. At være pligtvillig forudsætter i høj grad, at man selv begynder at føle medansvar for projektet. Og endnu vigtigere: At man kan påvirke, hvordan projektet skal udvikle sig. Det kræver, at gamle pligtvillige tør overlade tøjlerne til nye kræfter. Og at der er løbende udskiftning på de bærende ansvarsposter. For der er intet, der er mere dræbende for initiativet og borgerlysten end at få at vide, at “det har vi prøvet, og det virkede ikke”, hver gang man kommer med et forslag. Eller at føle, at man aldrig helt fanger ‘ånden’ i projektet, fordi man ikke var med fra start.
 
Derfor er det meget vigtigt at synliggøre mulighederne for at gøre projektet til sit eget. Det kan være ved at fortælle de gode historier om, hvordan andre i projektet eller organisationen har taget initiativ og sat ting i gang. Det kan være ved at starte små, afgrænsede projekter, hvor deltagerne får en stor grad af frihed til at forfølge en særlig faglig interesse eller værdimæssig kæphest. På den måde vil der være plads til, at de kan udfolde deres kreativitet og identitet i langt højere grad, fordi de selv er med til at sætte rammerne. Denne form for projekter kan ofte passe rigtigt godt til frivillige og pligtvillige, som gerne vil styre deres egen tid og arbejde, når det passer dem. På den måde kan de lægge en koncentreret arbejdsindsats i en klart afgrænset periode, for eksempel i en ferie eller i en måned mellem to jobs. Den slags fleksible ‘boosts’, hvor man kan give den gas med sit eget projekt i en større ramme, rummer et enormt potentiale for, at mange flere kan rykke på deres borgerlyst.
 

6. Når man ikke kan få hjælp

Hvis der ikke er hjælp at hente, kan det få enhver til at sige nej til nye projekter og opgaver, uanset om de er nysgerrige, frivillige eller pligtvillige. Det er ikke rart at stå alene med ansvaret i en svær situation uden at vide, hvem kan ringe til eller trække på. Når man vægrer sig ved at påtage sig nye opgaver, skyldes det næsten altid frygten for, at der ikke vil være nogen til at hjælpe eller afhænde opgaven til, hvis man først har påtaget sig den. Følelsen af at hænge på det hele alene er farlig, og det værste, man kan gøre, er at holde den for sig selv. Desværre kommer den ofte til udtryk som den form for trætte brok, vi advarer imod i afsnittet om Medudviklere. Eller i, at de pligtvillige pludselig og uventet trækker sig eller brænder ud.
 
Derfor er det meget vigtigt, at der er masser back-up og sparring, når det gælder. Uanset, hvilken opgave man påtager sig, skal man have tillid til, at nogen træder til og støtter en, hvis man har en dårlig dag, eller hvis opgaven viser sig at være større, end man regnede med.
 
For nysgerrige og frivillige kan det være med mentor-ordninger eller en telefonvagt, man kan ringe til i nødstilfælde. For rutinerede pligtvillige kan det være en buddy-ordning, hvor man forpligter sig til at holde øje med hinanden og løbende snakke de udfordringer, man står med. Uanset hvad, er det vigtigt, at man får snakket om det, og ikke pludselig bare brænder ud, trækker stikket og forsvinder fra den ene dag til den anden.

Fra nej, nej, nej til ja, ja, ja

Alle disse nej-situationer er forholdsvis enkle at undgå, hvis bare man er opmærksom på dem fra starten. Men det kræver, at de frivillige føler, at de har en reel mulighed for at sige nej. For ved at give dem muligheden for at sige nej, får de også muligheden for at sige oprigtigt ja. At få folk til at sige ja handler mest af alt om rammer. Men hvis man sørger for at tage sig tiden til at skabe gode, imødekommende rammer for de nysgerrige deltagere, er der næsten ingen ende på, hvor meget de vil engagere sig.