Lynkursus: Sådan samarbejder I online

Lynkursus: Sådan samarbejder I online

At skabe energi, begejstring og handlekraft når I mødes handler i høj grad også om ikke at holde flere møder end nødvendigt. Rigtigt mange organisationer holder møder med et fast interval ugentligt eller månedligt, uden at der er lige stort behov for at holde et møde hver gang. Og der er ikke noget, der føles som mere spild af tid end et møde, hvor der reelt ikke er behov for at mødes.

Traditionelt har det været svært at afklare på forhånd, hvor meget der er på dagsordenen til et møde, for der har ikke været mulighed for at afklare forventningerne til mødet på forhånd. Men i de seneste år er der kommet en række digitale redskaber, der har gjort det muligt at planlægge og koordinere mellem møderne. Det kan give en helt ny fleksibilitet og frihed – og give gruppen nye måder at samarbejde på.

Der er et hav af forskellige online redskaber at vælge imellem. Her er en håndfuld, som vi har gode erfaringer med:

Doodle

Hjemmesiden Doodle.com er en nem måde at finde datoer til møder og andre fælles aktiviteter på. Doodle er allerede blevet så udbredt, at det er blevet både et udsagnsord og et navneord. Man kan både doodle sig frem til en dato, og man kan oprette en doodle. En doodle er en simpel afstemning, hvor afsenderen opretter alle de datoer og tidspunkter, der er i spil, hvorefter hun kan sende et link ud til alle deltagere, så de kan udfylde afstemningen med de dage, de kan. Til sidst vil det være tydeligt, hvilke dage de fleste kan. Det er let og ligetil — og meget nemmere end at sende mails frem og tilbage.

Wiki

En wiki er en samling af hjemmesider, som man kan redigere direkte i sin browser. Det betyder, at det er meget nemt for mange mennesker at lave ændringer i det samme dokument. Den mest kendte wiki er Wikipedia, det brugerdrevne leksikon, og det fungerer på præcis samme måde: Alle brugere kan redigere en hvilken som helst side ved at klikke på den lille ‘Redigér’-knap, der typisk befinder sig øverst til højre på hver side. Dette gør, at siden bliver ‘skrivbar’, og man kan rette i sidens tekst. Når man er færdig og tilfreds med sine ændringer, kan man gemme dem, så de bliver lagt ind som en ny version af siden. Wiki-teknologien er så snedigt indrettet, at den gemmer alle versioner af siden, så hvis der er nogen, der skriver fejlagtigt indhold eller sletter noget fra en side, er det meget let at gå ind og rulle siden tilbage til den tidligere version.

Selve teknikken er ret lige til, men konsekvenserne for koordinering og samarbejde er ganske vidtrækkende: Med en wiki kan man for eksempel oprette en dagsorden for et møde, og så kan deltagerne selv redigere den, melde sig til eller fra, og tilføje eller uddybe punkter efter behov. I stedet for at sende en mail ud med en vedhæftet dagsorden, kan mødelederen blot oprette en ny side og sende linket til denne side sammen med mødeindkaldelsen. På den måde kan mødelederen løbende tjekke til- og frameldinger og opdatere dagsordenen til det sidste.

I Københavns Fødevarefællesskab bruger de en wiki til at koordinere møder, vagtplaner og andre aktiviteter fra uge til uge. Og det har faktisk vist sig at have endnu flere fordele: Dels er wikien offentlig tilgængelig, hvilket gør, at alt indholdet ligger til fri inspiration for andre, der ønsker at starte et fødevarefællesskab, der hvor de bor. Dels betyder det, at rigtig megen information, der ellers ville have været gemt og glemt i e-mails rundt omkring nu ligger tilgængeligt, så nye medlemmer let kan finde den information, de søger, uden at skulle spørge først.

Wiki som teknologi er ikke en ensartet størrelse, og der findes et hav af forskellige wikis derude. En god begynder-wiki er wikispaces.com.

online samarbejde

Forskellen på at koordinere med emails og med en wiki: Med emails bliver den relevante viden spredt i mange forskellige mails, der bliver gemt i deltagernes indbakker. Med en wiki bliver den relevante viden samlet og synliggjort på ét fælles, let tilgængeligt sted.

Samarbejdsplatforme

Hvor doodles og wikis er simple, men ret fleksible redskaber, så findes der andre samarbejdsplatforme, der prøver at rumme alle behov under ét. Platforme som Podio.com og Trello.com er den helt store værktøjskasse. Kort fortalt kan I med denne typer platforme oprette jeres eget sociale netværk for jeres projekt eller organisation.

Det er en slags intern Facebook med profiler, beskeder, kalender og meget mere. Men det, der adskiller disse platforme fra Facebook er, at de kan tilpasses og skræddersys, så det passer til den måde, I arbejder på. De består nemlig af en række ‘apps’ eller ‘cards’, som I selv kan designe efter behov. På den måde kan I lave jeres egne interne doodler og wikis direkte på platformen. F

ordi disse platforme kan så mange forskellige ting, koster de i udgangspunktet en del penge at bruge. men heldigvis har folkene bag Podio en god tradition med at tilbyde platformen gratis til nonprofit-organisationer. Det kræver som oftest blot, at I skriver en god ansøgning og er villige til at have et Podio-logo på jeres hjemmeside.

Kendetegnende for alle disse redskaber er, at de skaber et nyt centralt møderum online. Rigtigt mange organisationer og projekter drukner i mails frem og tilbage på kryds og tværs, hvor det er meget let at miste overblikket over, hvem der deltager i samtalen, og hvad konklusionen er. Med et fælles, online samarbejdsredskab er det meget lettere at holde styr på sådanne udvekslinger mellem møderne: Der er kun ét sted man skal tjekke mødedagsordenen, og det er altid den senest opdaterede. Og samtidig bliver det meget lettere for nye deltagere at slutte sig til mødet eller koordineringen, for al informationen ligger let tilgængeligt online — uden at være gemt bort i gamle mail-udvekslinger. Husk, at jeres arbejde ikke kun finder sted i det tidsrum, hvor I rent faktisk er sammen. Jo nemmere det er at bidrage før og efter jeres møder, jo bedre vil jeres fysiske møder også blive.