Lynkursus: Skalérbare arrangementer
Vi lever midt i en brydningstid, hvor balancen mellem dynamik og disciplin er ved at forandre sig radikalt. Mobiltelefonerne giver os mulighed for hele tiden at justere på aftaler og ankomsttidspunkter. Facebook-tilmeldingerne til et arrangement er mest af alt en tilkendegivelse af, at man synes, arrangementet lyder fedt, og at man nok gerne vil komme, hvis det lige passer. Ofte er der markant større sandsynlighed for at samle et godt selskab med få timers varsel end med forhåndsbookninger tre måneder i forvejen, fordi ingen kan sige på forhånd, om der dukker en presserende deadline, et barns sygdom eller et stresssymptom op, med få øjeblikkes varsel – til gengæld er det ret nemt at springe spontant på en aftale om et par timer, for der ved man med langt større sikkerhed, om det lige passer.
Der er meget godt i den udvikling – især, at de fleste af dem, der så dukker op, rent faktisk også har lyst, overskud og nærvær til at være der. Men lige nu og her har det bare også nogle uheldige konsekvenser. For mens alle andre tilsyneladende lever efter en fuldstændig flydende tidsopfattelse, når de selv står på gæstelisten, hænger de fleste fast i fortidens fremmødeforventninger, så snart de selv er værter eller arrangører. De måler arrangementers succes i fremmøde; beregner portioner, pladsbehov og aftenens forventede forløb på baggrund af et forventet cirka-antal deltagere. Og risikerer at ende enten med håret, økonomien eller humøret i postkassen, fordi der møder langt færre op end forventet – eller løber alt for hurtigt tør for proviant, fordi der pludselig dukker en masse spontane gæster op.
Konsekvensen er, at nogle holder helt op med at invitere, fordi de ikke gider stå dér med veldækkede borde, når gæsterne alligevel melder afbud. Andre koordinerer kalendere længere og længere ud i fremtiden i håbet om at finde en dag, hvor alle kan – hvilket er en total illusion, fordi ingen aner, præcis hvornår hverdagen presser sig så meget på, at de alligevel må melde afbud. Allermest utidssvarende bliver planlægningsiveren, når den frustrerede arrangør giver efter for afbudspresset og foreslår at finde et nyt tidspunkt – og dermed spilder endnu mere af alles kostbare tid på en ny omgang kalendergymnastik. Alt dette gør, at alt for mange arrangementer, netværk og initiativer aldrig bliver til noget. Ikke fordi de ikke var relevante, spændende, indbydende nok, men fordi forventningerne var afstemt efter et invitations-, etikette- og planlægningsideal, der stemmer meget dårligt overens med nutidens hverdag og vaner.
Men i stedet for at begræde udviklingen, foreslår vi at vende tankegangen helt på hovedet og i stedet holde 100% skalérbare arrangementer, hvor det i princippet er ligegyldigt, om der kommer 5 eller 50. Det er også grundprincippet, der har sparet os for utroligt mange skuffelser og frustrationer med både Samtalesaloner og Træffetid: Kommer der mange, kan man glæde sig over, hvor fint de falder i snak i helt nye konstellationer. Kommer der få, er det en fantastisk mulighed for at få snakket ordentligt med netop dém.
Her er 7 råd til, hvordan du kan gøre dine arrangementer skalérbare:
1. Glæd dig over, at netop dem, der er der, faktisk er der. For så er de der, fordi de virkelig har lyst til at være der, og dermed deltager de med meget mere tid og nærvær end tidligere, hvor de måske mere mødte op, fordi de følte sig forpligtet til det. Og havde tankerne alle andre steder, end lige netop dér.
2. Planlæg dine arrangementer på en måde, så alle ikke behøver at have en siddeplads. Brug stabelstole, åben gulvplads eller ståpladser. Hold helt enkle arrangementer i parker eller på alliér dig med caféer, der ofte stiller deres lokaler og udstyr gratis til rådighed, hvis de for lov at stå for baren. Så slipper du også for at tænke på den.
3. Lav fleksible traktementer, hvor deltagerne selv køber deres drikkevarer i en allerede eksisterende og velfungerende bar. Eller lav rigeligt af gryderetten, så der er nok til at brødføde et par uventede gæster – eller til at invitere til spontant restegilder næste dag, fordi der var alt for meget til overs. Det skal ikke være mængden af mad, der afgør, om folk kan tage en ekstra gæst med under armen eller blive væk, hvis de ikke lige orker den aften.
4. Vær fleksibel med programmet, så de enkelte indslag kan skaleres smidigt op og ned alt efter fremmødet. Find inspiration til, hvordan du sætter gode samtaler i gang i lynkurset om at holde dine egne samtalesaloner.
5. Stræk oplevelsen ud til alle dem, der af den ene eller den anden grund ikke kan være fysisk tilstede. For eksempel fortæller folk ofte, at selvom de ikke kunne komme til en samtalesalon satte de spørgsmål, vi stillede i invitationen i sig selv gang i nye samtaler omkring middagsbordene. Hvis der er foredrag, kan det også være en god idé at optage dem på video og lægge dem ud på nettet, så alle, der ikke kunne deltage, alligevel for mulighed for at se foredraget og deltage i en diskussion på nettet bagefter.
6. Byd uventede gæster hjerteligt velkommen. Det bliver stadigt mere almindeligt spontant at spørge dem, man er sammen med, om ikke de vil med videre til et arrangement. Og tilslutningen står og falder ofte med, om man tror ens venner vil være velkomne eller ej. Gør det klart, at der plads til ‘gæstevedhæng’.
7. Og husk så også, at det også er herligt at holde nogle helt old school arrangementer engang i mellem, hvor gæsterne er nøje udvalgt, og svar for alvor udbedes. Det er bare vigtigt at signalere tydeligt, om der er tale om et skalérbart arrangement eller et mere klassisk arrangement, så både gæsterne og værterne er enige om afbuds-takt-og-tonen.