Lynkursus: Hold bedre møder
Det første skridt på vejen til bedre møder er at anerkende, at det ikke bare noget, der sker af sig selv. Det er en kunst, der kræver tid og øvelse – for gode møder forudsætter tillid og en fælles forståelse af, hvordan mødet skal forløbe, og hvad der skal besluttes.
Uanset om I skal holde et bestyrelsesmøde, en generalforsamling eller et uformelt projektmøde, er det derfor vigtigt at afklare rammerne for mødet fra starten. Den bedste måde er at have en mødeleder. Mødelederens opgave er at frigøre alle de andre deltagere, så de kan fokusere på at tage de bedst mulige beslutninger. Mødelederen tager kort sagt ansvaret for, at det bliver et godt møde.
Her er 10 råd til, hvordan du som mødeleder kan holde bedre møder:
1. Tag ansvaret
Mødelederen sætter rammerne for mødet og sørger for, at det bliver afviklet effektivt, produktivt og empatisk. Derfor er det vigtigt, at du som mødeleder har forberedt dig, og at du fra starten viser deltagerne, at du nok skal lede dem trygt gennem mødet. For hvis først deltagerne stoler på, at du nok skal styre mødet, bliver det meget lettere for dig rent faktisk at gøre det.
2. Sæt en klar deadline
Som mødeleder bør du sætte en deadline for, hvornår deltagerne senest kan få sat punkter på dagsordenen. På den måde kan du få tid til at gennemgå dagsordenen på forhånd og vurdere, om det er realistisk at nå alle punkterne. I kan med fordel koordinere dagsordenen før mødet online. Læs mere i lynkurset om online samarbejdsredskaber.
3. Spørg ind
Dagsordenen skal så vidt muligt være selvforklarende, så deltagerne ved, hvad punktet går ud på, og alle ved, hvornår det kan betragtes som uddebatteret. Kort sagt: Hvilken beslutning der skal træffes. Derfor kan du som mødeleder med fordel kontakte dem, der har sat et givent punkt på dagsordenen for at høre om tankerne bag. Spørg dem, hvad vil de gerne opnå med punktet og skriv det på dagsordenen, så alle ved, om det er et diskussionspunkt, et informationspunkt eller et idéudviklingspunkt,
4. Vær tidspessimist
Møder tager som udgangspunkt altid længere tid, end man regner med. Det tager bare tid, når folk taler sammen — også selvom du sørger for, at det ikke kører ud af en tangent. Derfor er det en god idé at beregne 25% mere tid ind i dagsordenen, end du umiddelbart tænker er nødvendigt. Når du sammensætter dagsordenen, og allerede på forhånd kan se, at der er punkter, I ikke kan nå, kan du på forhånd spørge vedkommende, om det er i orden at udskyde punktet til et senere møde, eller bryde punktet ned, så det er lettere at forholde sig til på mødet. Hvis I har svært ved at holde tiden på møderne, kan det være værd at kigge på, hvor længe folk bliver hængende efter mødet og snakker om alle de ting, de ikke fik afsluttet på selve mødet. Det kan give et indtryk af, hvor meget du har skudt forbi rent tidsmæssigt.
5. Lad dagsordenen bestemme
Når mødet starter, skal du som mødeleder præsentere dagsordenen og sikre, at alle deltagere er enige om, at dette er slagplanen for mødet. Hvis alle er enige om det, giver de også dig som mødeleder mandat til at styre mødet på en måde, der gør, at I kan nå alt det, der står på dagsordenen. Så kan du som mødeleder bedre tillade dig at afbryde nogen for sikre, at I kan nå alle punkterne på dagsordenen. Mødelederen repræsenterer så at sige dagsordenen – og dagsordenen er mødets vigtigste stemme.
6. Sæt ord på, hvad der sker
Den største mavepine ved at være mødeleder er at skulle afbryde folk. Men hvis du har afstemt forventningerne godt på forhånd, så vil kunne gøre det så lidt personligt som muligt. Når du har fået mandat som mødeleder, er din vigtigste opgave at gøre det rigtige for processen. Og det gør du bedst ved hele tiden at sætte ord på, hvad der sker lige nu. Det kan du også gøre, hvis du er nødt til at afbryde en person: “Jeg afbryder dig her, fordi vi er færdige med det, vi skulle nå på dette punkt ifølge dagsordenen. Men dine pointer er rigtig gode, så måske skal vi sætte dem på dagsordenen for det næste møde?”
7. Svæv over vandene
Som mødeleder er det meget vigtigt, at du ikke lader dig rive med af diskussionen. Forklaret ud fra Mødehuset, skal du så vidt muligt blive i entréen. Du skal hele tiden bevare overblikket og forklare deltagerne, hvilket punkt I er nået til, og hvordan I skal snakke om det. For hvis du ikke styrer mødet, vil der ofte være en anden mødedeltager, der begynder at overtage styringen.
8. Lad alle perspektiver blive hørt
Som mødeleder skal du sikre, at alle forskellige, relevante perspektiver blive hørt, så mødedeltagerne kan træffe de bedst mulige beslutninger. Men perspektiver er ikke det samme som stemmer. Derfor skal du som mødeleder være god til at høre, når deltagerne begynder at gentage sig selv eller hinanden og udtrykker det samme perspektiv. Dér skal du være god til at afbryde dem. Forklar, at dette perspektiv er kommet frem, og at du vil tillade dig at give ordet videre, for at andre perspektiver kan komme til udtryk.
9. Brug håndtegn
En måde at gøre det nemmere for flere at give udtryk for deres perspektiver er ved at bruge håndtegn. For eksempel kan man ‘twinkle’. At ‘twinkle’ er at holde hænderne op over over hovedet og ryste dem blidt fra side til side. Det er amerikansk tegnsprog for applaus. Det er en nem måde at give udtryk for sin sympati og enighed uden at larme, og dermed fjerne fokus fra det, der bliver sagt. På den måde kan man sige “hørt!” eller “enig!” uden selv at skulle række hånden op og gentage pointen. Og ved at twinkle kan deltagerne få en hurtig fornemmelse af stemningen omkring et givent punkt eller forslag.
10. Improvisér
Nogle gange kan der være gang i en vildt god diskussion, der vil kunne munde ud i en beslutning, hvis den får lov at køre 10 minutter længere end planlagt. Dér står det dig som mødeleder frit for at improvisere. Bare spørg: “Jeg kan se, at der er vildt god energi lige nu, og at vi er ved at være i mål. Skal vi sløjfe de tre sidste punkter og fokusere på det her, så vi kan nå at blive færdige?”